Đặt hàng nhà cung cấp và nhập hàng: lập phiếu, so giá, không nhập thừa
Ở nhiều cửa hàng nhỏ, đặt hàng là một cuộc gọi: "Anh ơi, mai giao em 5 thùng mì, 3 thùng nước". Đến khi hàng về, không ai nhớ đã đặt bao nhiêu, thiếu một thùng cũng không biết, giá nhập tăng 5% cũng không để ý. Một quy trình nhỏ gồm đặt – nhận – nhập giúp bạn kiểm soát được vốn nhập hàng, khoản tiền lớn nhất của cửa hàng.
1. Xem hàng sắp hết trước khi đặt
Đừng đặt theo trí nhớ. Mở danh sách hàng sắp hết (những món đã xuống dưới mức tồn tối thiểu) và xem món nào bán chạy trong 2 – 4 tuần qua. Đặt đủ cho chu kỳ giao hàng tiếp theo, không hơn. Đọc cách quản lý kho hàng hiệu quả.
2. Lập phiếu đặt hàng
Ghi phiếu đặt hàng cho từng nhà cung cấp: món gì, bao nhiêu, giá dự kiến. In hoặc chụp gửi qua Zalo cho nhà cung cấp. Phiếu được lưu lại, nên bạn luôn biết đã đặt gì, đang chờ gì.
3. Nhận hàng theo phiếu
Khi xe hàng đến, mở phiếu đặt hàng ra và đếm theo phiếu. Thiếu món nào, ghi lại và báo nhà cung cấp ngay. Hàng có hạn dùng thì kiểm hạn: lô hạn quá ngắn có thể từ chối nhận.
4. Nhập kho với giá nhập thật
Từ phiếu đặt hàng, lập phiếu nhập kho với số lượng thực nhận và giá nhập thực tế trên hoá đơn. Bước này rất quan trọng: giá vốn đúng thì báo cáo lời lãi mới đúng. Nếu giá nhập tăng, đây là lúc xem lại giá bán. Xem giá nhập tăng, giữ lời thế nào.
Lưu ý khi nhập: kiểm đơn vị tính của từng dòng. Ghi số lượng theo chai mà giá theo thùng là giá vốn bị đội lên nhiều lần. Đọc bán hàng nhiều đơn vị tính.
5. Ghi đã trả hay còn nợ
Mỗi phiếu nhập ghi rõ đã trả bằng tiền mặt, chuyển khoản hay chưa trả. Nhờ vậy cuối tháng bạn biết mình còn nợ nhà cung cấp nào bao nhiêu, và sổ quỹ tiền mặt luôn khớp.
So giá giữa các nhà cung cấp
Cùng một món, mỗi nhà cung cấp một giá. Lịch sử phiếu nhập cho bạn thấy giá nhập của từng lần, từ từng nơi. Vài tháng một lần, xem lại những món nhập nhiều nhất: chênh vài phần trăm trên món nhập nhiều là một khoản tiền đáng kể mỗi năm.
Your Store có đủ quy trình nhập hàng: lọc hàng sắp hết, phiếu đặt hàng nhà cung cấp (in hoặc gửi), nhập kho từ phiếu đặt, ghi hạn dùng theo lô, tính lại giá vốn và gợi ý giá bán, ghi trả bằng tiền mặt – chuyển khoản – chưa trả, trả hàng nhà cung cấp. Dùng thử miễn phí ngay hôm nay.