Đổi trả hàng cho khách: quy định rõ, làm nhanh, không thất thoát
Cho khách đổi trả là cách đơn giản để khách yên tâm mua hàng, nhất là với quần áo, giày dép, đồ điện, mỹ phẩm. Nhưng nếu làm không chặt, đổi trả lại là kẽ hở thất thoát lớn: trả tiền theo giá mới cao hơn giá khách đã mua, hoàn tiền cho hàng không có hoá đơn, hoặc nhân viên tự "hoàn tiền" rồi bỏ túi. Dưới đây là cách làm vừa thoải mái cho khách vừa an toàn cho tiệm.
1. Quy định đổi trả rõ ràng
Viết ngắn gọn, dán ở quầy và in trên hoá đơn:
- Đổi trong bao nhiêu ngày (ví dụ 7 ngày).
- Điều kiện: còn tem, còn nhãn, chưa qua sử dụng, có hoá đơn.
- Hàng nào không đổi: đồ lót, hàng giảm giá sâu, thực phẩm đã mở.
- Đổi hàng hay hoàn tiền, hay chỉ đổi không hoàn.
Quy định rõ giúp nhân viên tự xử lý, không phải gọi chủ, khách cũng không thắc mắc.
2. Luôn đổi trả theo hoá đơn cũ
Tìm lại hoá đơn khách đã mua (theo số hoá đơn, số điện thoại hoặc ngày mua). Nhờ vậy bạn biết đúng giá khách đã trả, kể cả khi lúc đó có khuyến mãi. Không bao giờ hoàn tiền theo giá đang bán hôm nay.
3. Đổi hàng: khách chỉ trả phần chênh
Khách đổi áo size M lấy size L, hoặc đổi sang mẫu đắt hơn: trả món cũ, chọn món mới, phần mềm tính phần chênh lệch. Khách trả thêm hoặc nhận lại tiền thừa. Không phải tính nhẩm, không nhầm.
4. Chỉ người có quyền mới được hoàn tiền
Đây là chốt chặn quan trọng nhất. Thu ngân không nên tự hoàn tiền: chỉ quản lý hoặc chủ có quyền. Mỗi lần hoàn tiền được ghi lại: ai làm, lúc nào, hoá đơn nào. Cuối tuần xem lại danh sách trả hàng, thấy bất thường là biết ngay. Đọc nhân viên gian lận tiền bán hàng.
5. Hàng trả về đúng kho
Hàng trả lại còn bán được thì cộng lại vào tồn kho. Hàng lỗi thì đừng cộng vào hàng bán, hãy ghi xuất huỷ hoặc trả lại nhà cung cấp. Như vậy tồn kho trên máy luôn đúng với hàng trên kệ.
Một lưu ý về lời lãi
Hàng trả lại làm giảm doanh thu và tiền lời của ngày đó. Khi xem báo cáo, đừng ngạc nhiên nếu một ngày có nhiều hàng trả thì lời thấp. Theo dõi tỷ lệ trả hàng theo món: món nào bị trả nhiều có thể đang có vấn đề về chất lượng hoặc size.
Your Store xử lý đổi trả theo hoá đơn cũ: tìm hoá đơn theo số, khách hoặc ngày, trả một phần hay cả đơn, đổi hàng chỉ thu – trả phần chênh, phân quyền ai được hoàn tiền, nhật ký thao tác, hàng trả tự cộng lại tồn kho. Dùng thử miễn phí ngay hôm nay.