Quản lý quán cà phê hiệu quả: 7 việc chủ quán nên làm mỗi ngày
Nhiều chủ quán cà phê kể cùng một chuyện: quán lúc nào cũng có khách, nhân viên chạy không ngơi tay, nhưng cuối tháng cộng lại thì lời chẳng bao nhiêu. Thường thì tiền không "bay" đi một lần, mà rơi rớt từng chút: ly làm sai phải làm lại, nguyên liệu hao không ai biết, tiền ca chiều lệch vài chục nghìn. Dưới đây là 7 việc nên thành thói quen mỗi ngày.
1. Gọi món là báo bếp ngay
Ghi giấy rồi chạy vào quầy pha chế là cách dễ sai nhất: chữ khó đọc, quên ghi "ít đường", sót món khi đông. Khi nhân viên chọn món trên điện thoại hoặc máy tính bảng, món hiện ngay trên màn hình quầy pha chế, kèm ghi chú (ít đá, không đường, mang về).
2. Bếp làm theo thứ tự, đơn gấp được ưu tiên
Màn hình bếp nên xếp đơn gọi trước lên trên. Khi có khách vội (khách mang đi, khách đặt trước), thu ngân bấm Ưu tiên để đơn đó lên đầu. Đơn nào làm xong thì ẩn đi, màn hình không bị rối.
Quán bán mang đi nhiều nên xem theo món thay vì theo bàn: "5 cà phê sữa đá" gom lại, pha một lượt nhanh hơn.
3. Biết bàn nào đang chờ lâu
Sơ đồ bàn đổi màu theo trạng thái: trống, đang chờ món, đã lên món, chờ thanh toán, chưa dọn. Chủ quán nhìn một lần là biết bàn nào ngồi 20 phút chưa có nước, không cần đi hỏi.
4. Trừ nguyên liệu theo công thức
Đây là việc giúp quán nhỏ biết lời thật. Mỗi món có công thức: ví dụ 1 ly cà phê sữa = 25 g cà phê + 30 ml sữa đặc + đá. Bán ra một ly, phần mềm tự trừ đúng chừng ấy nguyên liệu. Cuối tuần so lượng còn thực tế với lượng trên máy là thấy ngay chỗ hao hụt.
Muốn tính giá bán cho đúng, xem thêm cách tính giá bán và lợi nhuận.
5. Chốt ca, đếm tiền
Mỗi ca kết thúc bằng một việc: đếm tiền mặt và đối chiếu chuyển khoản với số trên máy. Lệch ít mà ngày nào cũng lệch thì cần xem lại cách thu tiền. Nhận tiền bằng mã QR có sẵn số tiền giúp giảm hẳn chuyện chuyển nhầm, chuyển thiếu.
6. Xem món bán chạy, món lời nhiều
Món bán chạy chưa chắc là món lời nhiều. Hãy xem báo cáo theo số lượng và theo lợi nhuận: món lời cao nên đặt ở đầu thực đơn, món ít ai gọi mà tốn nguyên liệu thì nên bỏ.
7. Kiểm nguyên liệu mỗi tuần
Chọn một buổi sáng vắng khách để đếm cà phê, sữa, đường, trà, trân châu. Lệch nhiều là dấu hiệu của làm dư, đổ bỏ, hoặc mất hàng. Đọc thêm 7 cách giảm thất thoát hàng hoá.
Quán nhỏ bắt đầu từ đâu?
- Đưa thực đơn lên phần mềm, mỗi món một giá, nhóm theo Cà phê, Trà, Đá xay…
- Tạo sơ đồ bàn (hoặc chỉ dùng "mang về" nếu quán bán mang đi).
- Mở màn hình bếp trên một máy tính bảng hoặc điện thoại cũ đặt ở quầy pha.
- Sau 1 tuần, thêm công thức cho 10 món bán chạy nhất.
Your Store có sẵn cho quán cà phê: sơ đồ bàn, gọi món, màn hình bếp có nút Ưu tiên, chế độ tự phục vụ (khách trả tiền trước, món tự báo bếp), công thức trừ nguyên liệu và gọi món bằng QR tại bàn. Bạn có thể dùng thử miễn phí ngay trên điện thoại.