Cách kiểm kho cửa hàng nhanh và chính xác: 5 bước cho tiệm nhỏ
Nhiều chủ tiệm ngại kiểm kho vì nghĩ phải đóng cửa cả ngày, đếm từng món ghi vào sổ. Thật ra chỉ cần chia nhỏ và dùng điện thoại quét mã, mỗi lần kiểm kho chỉ mất 20 – 30 phút. Đổi lại, bạn biết chính xác tiệm đang có gì, thiếu gì, mất gì.
1. Chọn giờ vắng khách
Sáng sớm trước giờ mở cửa hoặc sau khi đóng cửa là tốt nhất. Đang kiểm mà vẫn bán thì số đếm dễ sai. Nếu phải kiểm lúc mở cửa, hãy kiểm nhóm hàng ít người mua vào giờ đó.
2. Chia kho theo nhóm hàng
Đừng kiểm cả tiệm một lúc. Chia theo nhóm: nước uống, sữa, mì gói, gia vị, hoá phẩm… Mỗi tuần kiểm một vài nhóm, vài tuần là xong một vòng. Nhóm hàng giá trị cao hoặc hay mất (sữa, bia, thuốc lá, mỹ phẩm) thì kiểm thường xuyên hơn.
3. Đếm và quét mã từng món
- Quét mã vạch bằng camera điện thoại, gõ số lượng đếm được.
- Hàng nguyên thùng: đếm số thùng rồi cộng số lẻ. Ví dụ 3 thùng 24 lon và 7 lon lẻ là 79 lon.
- Hàng không có mã vạch: tìm theo tên, hoặc in tem mã vạch cho lần sau.
4. Xem chênh lệch
Khi đếm xong, phần mềm so số đếm với số trên máy và cho biết món nào thiếu, món nào dư, bao nhiêu tiền. Đây là con số quan trọng nhất của buổi kiểm kho: một tháng thiếu vài trăm nghìn là chuyện cần tìm hiểu.
5. Cân bằng kho và tìm nguyên nhân
Sau khi lưu phiếu kiểm kho, tồn kho trên máy được sửa đúng với thực tế. Nhưng đừng dừng ở đó, hãy hỏi vì sao lệch:
- Nhập hàng sai: nhập 1 thùng mà ghi 1 lon, hoặc ngược lại. Kiểm tra lại phiếu nhập gần nhất.
- Bán sai đơn vị: khách mua lốc 6 mà bấm 1 lon.
- Hàng hư, hàng dùng trong nhà mà không ghi xuất huỷ.
- Mất hàng: lệch đều đặn ở một nhóm hàng là dấu hiệu cần để ý. Xem 7 cách giảm thất thoát hàng hoá.
Mẹo để lần kiểm sau nhanh hơn
- Khai báo đúng đơn vị tính: lon, lốc, thùng và số quy đổi. Xem cách quản lý kho hàng hiệu quả.
- Xếp mỗi món một chỗ cố định trên kệ.
- Hàng có hạn dùng: ghi hạn ngay khi nhập để biết lô nào sắp hết hạn. Xem quản lý hạn sử dụng hàng hoá.
Your Store cho phép kiểm kho ngay trên điện thoại: quét mã bằng camera, đếm theo thùng hay theo lẻ, thấy chênh lệch bằng tiền, lưu là tồn kho tự sửa. Dùng thử miễn phí để kiểm kho lần đầu ngay hôm nay.