Nhân viên gian lận tiền bán hàng: dấu hiệu nhận biết và 6 cách phòng tránh
Thuê người phụ bán là lúc tiệm bắt đầu lớn. Nhưng cũng là lúc nhiều chủ tiệm bắt đầu mất ngủ: tiền ca chiều lệch, hàng thiếu mà không rõ vì sao. Phần lớn nhân viên đều thật thà. Vấn đề là khi quy trình lỏng lẻo, một người không thật thà có rất nhiều cơ hội, và người thật thà thì bị nghi oan. Cách tốt nhất là làm quy trình chặt ngay từ đầu, cho cả hai phía yên tâm.
Những dấu hiệu cần để ý
- Tiền cuối ca thường xuyên thiếu một ít, mỗi lần một ít.
- Nhiều hoá đơn bị huỷ hoặc giảm giá không rõ lý do.
- Hàng trên kệ thiếu nhưng số bán trên máy lại không tăng.
- Khách quen nói "hôm trước em trả rồi" mà sổ vẫn ghi nợ.
- Một ca cụ thể doanh thu thấp bất thường so với các ca khác cùng giờ.
Thấy dấu hiệu chưa phải là có lỗi. Nhưng đó là lúc cần xem lại quy trình.
1. Mỗi người một tài khoản
Không dùng chung mật khẩu. Mỗi nhân viên đăng nhập bằng tài khoản riêng, mỗi hoá đơn ghi rõ ai bán. Người làm đúng không bị nghi chung, người làm sai không đổ được cho ai.
2. Không cho sửa giá, xoá hoá đơn
Quyền sửa giá, giảm giá lớn, huỷ hoá đơn đã thanh toán, xem giá vốn nên để cho chủ. Thu ngân chỉ cần bán và nhận tiền. Xem quản lý nhân viên bán hàng.
3. Bán món nào phải quét món đó
Kiểu gian lận phổ biến nhất là bán "ngoài máy": thu tiền mà không tạo hoá đơn. Quy định đơn giản: món nào ra khỏi tiệm cũng phải qua máy. Kiểm kho định kỳ sẽ cho thấy ngay nếu hàng thiếu mà máy không ghi bán.
4. Chốt ca, đếm tiền mỗi ca
Cuối ca, nhân viên đếm tiền mặt và đối chiếu với số trên máy, trước khi giao ca. Lệch thì ghi lại, có lý do. Chốt ca rõ ràng thì ca sau không phải gánh lỗi của ca trước.
5. Nhận tiền bằng mã QR
Tiền chuyển khoản đi thẳng vào tài khoản của tiệm, không qua tay ai. Mã QR có sẵn số tiền và mã đơn thì không nhầm, không thiếu. Xem cách tạo mã QR chuyển khoản và cách chống chuyển khoản giả.
6. Xem lịch sử thao tác
Lịch sử cho biết ai, lúc nào, làm gì: xoá món nào khỏi đơn, giảm giá đơn nào, huỷ hoá đơn nào. Chỉ cần nhân viên biết là có lịch sử, nhiều chuyện đã không xảy ra.
Nói trước để giữ người
Ngay ngày đầu, hãy nói rõ: tiệm dùng phần mềm, mỗi người một tài khoản, có chốt ca. Người thật thà sẽ thấy yên tâm vì không bị nghi oan. Thưởng khi ca làm không lệch tiền trong cả tháng.
Your Store có phân quyền chi tiết cho từng nhân viên (ẩn giá vốn, không cho sửa giá, xoá hoá đơn), báo cáo cuối ngày để đối chiếu tiền mặt và chuyển khoản, lịch sử thao tác, báo hoá đơn huỷ về điện thoại chủ tiệm và nhận tiền bằng mã QR. Dùng thử miễn phí để yên tâm khi giao quầy cho người khác.