Tự do thời gian khi làm chủ cửa hàng: xây hệ thống để tiệm chạy không cần bạn

Nhiều người mở tiệm vì muốn tự do: tự làm chủ thời gian, không phải làm thuê. Vài năm sau, họ nhận ra mình đang làm việc nhiều hơn bao giờ hết: mở cửa sớm nhất, đóng cửa muộn nhất, không dám nghỉ ốm. Tự do thật sự chỉ đến khi tiệm chạy được mà không cần bạn đứng quầy. Điều đó cần một hệ thống, không cần phép màu.

1. Viết ra cách làm mỗi việc

Những việc bạn làm mỗi ngày đều nằm trong đầu bạn. Hãy viết ra từng việc, ngắn gọn, đủ để người khác làm theo:

• Mở cửa: bật đèn, kiểm tra quỹ đầu ngày, xếp hàng mới.
• Nhập hàng: kiểm số lượng, hạn dùng, ghi phiếu nhập.
• Cuối ngày: đếm tiền, đối chiếu với máy, khoá cửa.

Mỗi việc một tờ giấy, dán ở quầy. Đơn giản nhưng hiệu quả.

2. Giao việc kèm quyền

Giao việc mà không giao quyền thì nhân viên phải gọi hỏi bạn mọi lúc. Giao quyền quá rộng thì bạn lo. Hãy giao đúng quyền cho đúng việc: thu ngân bán và nhận tiền, nhân viên kho nhập hàng và kiểm kho, quản lý xem báo cáo. Xem quản lý nhân viên bán hàng.

3. Đưa mọi thứ lên phần mềm

Bán hàng, nhập hàng, kiểm kho, công nợ, tiền thu chi: khi mọi thứ đều được ghi trên phần mềm, bạn không cần có mặt để biết chuyện gì đang xảy ra.

4. Xem số thay vì đứng quầy

Mỗi ngày 5 phút trên điện thoại: doanh thu, lợi nhuận, hoá đơn huỷ, hàng sắp hết. Mỗi tuần 10 phút xem báo cáo tuần. Bạn quản lý bằng con số, không phải bằng sự có mặt. Đọc quản lý cửa hàng từ xa.

5. Thưởng theo kết quả

Nhân viên làm tốt hơn khi biết làm tốt được gì. Thưởng theo những điều dễ đo: doanh số, ca không lệch tiền, ít hàng hư hỏng. Có hoa hồng rõ ràng, nhân viên tự giác bán tốt hơn.

Bắt đầu từ một ngày nghỉ

Chọn một ngày trong tuần để không đến tiệm. Ghi lại những lần nhân viên phải gọi bạn, đó là những việc cần viết quy trình hoặc giao thêm quyền. Sau vài tuần, bạn sẽ có ngày nghỉ thật sự. Rồi một ngày, có thể là tiệm thứ hai.

Your Store giúp tiệm tự vận hành: phân quyền chi tiết cho từng nhân viên, chấm công, tính lương và hoa hồng, thông báo hoá đơn huỷ và phiếu nhập về điện thoại, báo cáo mọi lúc mọi nơi. Dùng thử miễn phí để lấy lại thời gian cho mình.