Chuyển dữ liệu hàng hoá sang phần mềm mới bằng file Excel: không phải gõ lại
Lý do lớn nhất khiến chủ tiệm ngại đổi phần mềm bán hàng là sợ phải gõ lại hàng hoá. Tiệm tạp hoá vài nghìn món, cửa hàng vật tư cả chục nghìn mã, gõ lại thì mất cả tháng. Tin tốt: hầu hết phần mềm đều cho xuất file Excel, và phần mềm mới tốt sẽ đọc được file đó, không cần sửa nhiều.
1. Xuất file từ phần mềm cũ
Vào mục Hàng hoá của phần mềm đang dùng, tìm nút Xuất file. Một file đầy đủ nên có:
- Mã hàng, mã vạch, tên hàng, nhóm hàng, thương hiệu.
- Đơn vị tính và đơn vị lớn (thùng, lốc, hộp) cùng số quy đổi.
- Giá bán, giá vốn, tồn kho.
- Link hình ảnh (nếu có).
Nếu phần mềm cũ cho chọn cột, hãy chọn hết để không mất dữ liệu.
2. Kiểm tra file trước khi nhập
Mở file bằng Excel hoặc Google Sheets và xem nhanh:
- Mã hàng không trùng nhau.
- Cột giá là số, không lẫn chữ ("12.000đ" nên để là 12000).
- Hàng có nhóm hàng (nhiều phần mềm bắt buộc).
- Những món đã ngừng bán: giữ lại nhưng đánh dấu ngừng bán, hoặc xoá dòng nếu không cần.
Không cần sửa định dạng cho đẹp: chỉ cần dòng đầu tiên là tiêu đề cột và giữ nguyên tên cột.
3. Nhập file vào phần mềm mới
Vào Hàng hoá → Nhập file, chọn file. Phần mềm tốt sẽ:
- Tạo hàng mới, cập nhật hàng đã có (nhận ra qua mã hàng).
- Gắn đơn vị lớn vào đúng món lẻ, đúng số quy đổi.
- Tải hình ảnh theo link trong file.
- Với file lớn (hàng chục nghìn dòng), nhập từng phần và hiện tiến độ, không bị treo.
4. Đọc dòng báo lỗi, sửa và nhập lại
Nếu có lỗi, phần mềm nên ghi rõ dòng nào, sai ở đâu: "Dòng 152: giá bán đang trống", "Dòng 870: mã vạch trùng với dòng 12". Sửa đúng những dòng đó rồi nhập lại, phần đã đúng không bị nhập hai lần.
Một số lỗi phần mềm có thể tự sửa và báo lại cho bạn: ví dụ hai món dùng chung một mã vạch, hay giá vốn bị âm do phần mềm cũ tính sai.
Sau khi chuyển xong
- Kiểm tra vài món bán chạy: giá, đơn vị, tồn kho có đúng không.
- Bán thử vài hoá đơn, quét thử mã thùng và mã lẻ.
- Chọn một nhóm hàng để kiểm kho, cho số tồn chuẩn ngay từ đầu.
Chưa có file? Lấy từ kho hàng chung
Tiệm mới chưa có dữ liệu gì có thể lấy hàng từ kho hàng chung: danh sách hàng các cửa hàng cùng ngành đang bán, có sẵn tên, mã vạch, đơn vị, hình ảnh và giá bán phổ biến. Tích chọn rồi thêm vào là xong.
Your Store đọc thẳng file xuất từ KiotViet (không cần sửa cột), file của chính Your Store, hoặc file mẫu tự điền. File lớn được nhập từng phần có thanh tiến độ, đơn vị lớn và hình ảnh đi theo. Dùng thử miễn phí và nhập file hàng hoá của bạn ngay hôm nay.