Quản lý công nợ khách hàng cho tiệm tạp hoá: bỏ sổ ghi nợ mà không mất khách

Ở tiệm tạp hoá, bán chịu cho khách quen gần như không tránh được: "mai chị gửi", "cuối tháng lãnh lương em trả". Ghi sổ tay thì sổ mất, chữ nhoè, khách nói đã trả rồi mà mình không nhớ. Một vài khoản nợ bị quên có thể bằng cả tuần tiền lời.

1. Mỗi khách nợ một hồ sơ

Ghi nợ theo tên và số điện thoại của khách, không ghi chung chung "chị ở đầu hẻm". Số điện thoại giúp tìm nhanh và không nhầm người trùng tên.

2. Ghi nợ ngay trên hoá đơn

Khi khách mua chịu, ghi rõ mua gì, bao nhiêu tiền, ngày nào. Nếu ghi bằng phần mềm, hoá đơn ghi nợ được lưu lại cùng danh sách hàng, khách hỏi lại thì mở ra cho xem ngay, không phải cãi nhau.

3. Đặt hạn mức cho từng khách

Mỗi khách nên có mức nợ tối đa, ví dụ 500.000 đ. Vượt mức thì nhẹ nhàng đề nghị trả bớt trước khi mua tiếp. Cách này giữ được khách mà không để nợ phình to.

4. Nhắc nợ khéo léo

• Nhắc khi khách ghé tiệm, nói nhỏ, không nhắc trước mặt người khác.
• Gửi tin nhắn Zalo kèm tổng nợ và danh sách đơn để khách tự kiểm.
• Gửi kèm mã QR chuyển khoản đúng số tiền, khách trả ngay trên điện thoại.

5. Thu nợ nào ghi trả nợ đó

Khách trả một phần hay trả hết đều ghi phiếu thu ngay. Cuối tuần xem danh sách khách đang nợ, ai nợ lâu nhất thì ưu tiên nhắc.

Những lưu ý quan trọng

• Không cho nợ với khách lạ, khách mới.
• Tách bạch nợ của khách và tiền mặt trong két khi đối soát cuối ngày.
• Xem tổng công nợ mỗi tháng: nếu ngày càng tăng, hãy siết hạn mức.

Đọc thêm: mở tiệm tạp hoá cần bao nhiêu vốn và cách tăng doanh số cửa hàng.

Trong Your Store, khi thanh toán bạn chọn Ghi nợ: khoản nợ gắn với khách, có lịch sử từng hoá đơn, khách trả lúc nào ghi lúc đó, sổ quỹ tự cập nhật. Dùng thử miễn phí để bỏ cuốn sổ ghi nợ mà không sót đồng nào.